Aluna do curso Organizada Pro, ensina como organizar os documentos em casa.
Quantas vezes um documento específico foi necessário e horas foram gastas em sua busca por todos os cantos da casa? Em alguns casos, até mesmo uma segunda via teve de ser solicitada. No entanto, esse cenário pode ser evitado com a devida organização.
Pensando em situações como essas e evitando perrengues futuros, afinal, quando precisamos de documentos o prazo é sempre pequeno, nossa equipe consultou a personal organizer Pat Freire, que atende a região de São Paulo e é aluna do curso Organizada Pro, ministrado pela home expert Flávia Ferrari.
Entre as dúvidas, foram discutidas as melhores formas de organizar documentos. Além disso, a questão de como e quando realizar o descarte desses papéis foi abordada. E uma questão interessante que surgiu foi se a tecnologia pode ser considerada uma aliada nessa função da organização dos documentos em casa.
Uma dúvida que sempre surge quando o assunto é a organização de documentos, é por quantos anos é necessário guardar cada um deles. “O período de guarda de diversos documentos consta na Tabela de Temporalidade e varia conforme o tipo de documento”, explica Pat.
Alguns prazos que podemos seguir como padrão são:
Fonte: Jornal Contábil.
A atenção neste processo é essencial para garantir mais segurança. “Diversos documentos podem ser descartados, a começar por comprovantes de pagamento que superem seu período máximo obrigatório para guarda. Isso se aplica a fornecedores comuns, bem como a tributos – neste caso, porém, o cuidado deve ser redobrado”, explica Pat.
❤ Está cansada das tarefas domésticas? Tudo sobra para você? Vem comigo que você precisa conhecer o Cronograma da Casa 2.0! Saiba mais aqui.
Se os documentos tiverem sido revisados quanto ao seu prazo e for constatada a possibilidade de descarte, também é necessário seguir algumas orientações. “Em geral, recomenda-se que o descarte seja feito de forma a eliminar os dados sensíveis das pessoas, como nome, número de documentos, aniversário, telefone celular e endereço”, esclarece a personal organizer.
Os documentos contêm dados pessoais, como número de CPF, RG, endereço, tudo isso, pode ser utilizado para golpes se cair em mãos mal intencionadas. Por isso, é importante fazer o descarte sempre ocultando esses dados. “Hoje, existem canetas específicas para apagar tais dados, ou a simples tesoura faz bem sua parte de picar informações!”, a personal completa que no caso de um volume muito grande de documentos para descarte, a pessoa também pode utilizar uma picotadora para agilizar o processo.
❤ Guarda-roupa bagunçado? Quer ter um armário de revista, bonito e organizado? Conheça o meu curso Como Dobrar! Clique aqui e saiba mais.
Em tempos de internet, nuvem e arquivos digitalizados, será que também vale a pena realizar esse processo com os documentos do dia a dia?
A personal explica que essa é uma opção muito benéfica, principalmente para os documentos que são acessados constantemente, como documentos de identificação. “O acesso fica facilitado a partir de um simples celular, em nuvem, e traz dinamismo ao dia a dia”, além de liberar espaço na carteira e ser mais seguro, já que não existe a opção de perder o documento de papel nas ruas.
Porém, assim como o documento físico, de tempos em tempos a data precisa ser conferida para determinar se ainda é necessário o armazenamento do documento na nuvem ou no computador.
❤ Se a sua casa está cheia de coisas, desorganizada, e você quer dar um fim nisso, você precisa do curso Organizada. Vem ver aqui.
Tendo sido catalogados, revisados e descartados, agora é o momento de efetivamente organizar os documentos. O primeiro passo para a organização desses documentos, conforme a orientação da Pat Freire, é realizar uma setorização, ou seja, os tipos de documentos são separados: contratos, comprovantes de pagamento e documentos pessoais.
Após realizar a setorização, revise os dados e prazos de validade, os documentos que realmente precisam ser guardados ou descartados. Esse passo a passo ajuda também a deixar a casa mais organizada, como explica Pat. “Neste processo, fatalmente serão descartadas diversas sobras, o que ajuda a manter a casa em ordem”, esclarece.
Foram apresentadas três dicas pela Pat para iniciar o processo de organização dos documentos e, principalmente, para manter essa organização ao longo do tempo:
Documentos são feitos de muitos detalhes, precisa ser analisado datas, verificar dados, verificar o descarte, por isso, é importante separar um período com tempo no seu dia para esse processo.
A melhor forma para acabar com a confusão dos documentos é deixar tudo setorizado. Uma ótima ferramenta para isso são as pastas sanfonadas, cada bolso é separado para um tipo específico de documento.
É de grande importância que os outros moradores sejam informados sobre essa organização, uma vez que documentos são necessários por todos os moradores.
Também é contribuído por essa comunicação que as coisas se mantenham organizadas ao longo do período.
E por fim, mas não menos relevante, a dica extra da Pat é que os serviços profissionais de uma personal organizer sejam sempre buscados para a realização dessa tarefa.
Conheça o curso Organizada Pro, ministrado pela home expert Flávia Ferrari, autora do livro A Dica do Dia.
Flávia compartilha suas técnicas e métodos de organização e limpeza há mais de dez anos pela internet, através do seu canal no YouTube e redes sociais. O curso Organizada Pro é para você, que já atua no mercado de organização e limpeza, mas sente falta de capacitação, de como organizar seu negócio, como gerir seus clientes e principalmente como faturar mais.
Venha transformar seu negócio com a Flávia Ferrari, conheça mais com nossa equipe através do WhatsApp: https://wa.me/5511950078801
Beijos!
