Quem nunca se sentiu sobrecarregada ao abrir uma gaveta cheia de papéis amontoados? São contas, recibos, documentos importantes e, claro, aquela bagunça que a gente vai deixando acumular por meses, ou até anos. Acredite, a solução é mais fácil do que parece. Transforme sua gaveta de documentos em arquivo prático, de forma eficiente e ainda ganhar mais espaço e produtividade no seu dia a dia.
Antes que tudo vá para dentro de pastas ou caixas, o primeiro passo é separar um tempo e um espaço adequado para esse processo. Escolha um dia em que você tenha pelo menos uma hora livre. Organize uma mesa ou bancada onde você possa espalhar os documentos sem se sentir sobrecarregada.
Dica: Tenha ao seu lado caixas ou cestos para separar os papéis em categorias. Isso facilita muito quando você começar a organizar.
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Agora o truque mais importante de todos: eliminar o que não precisa ser guardado. Isso pode ser difícil, pois muitas vezes ficamos com receio de jogar algo fora sem saber se será útil no futuro. No entanto, é importante entender que a maior parte da papelada acumulada, de fato, não será utilizada novamente.
Primeiro, separe os documentos em três pilhas:
– Documentos úteis (contratos, comprovantes de pagamento, documentos fiscais, etc.);
– O que é obsoleto (documentos vencidos, recibos antigos, correspondências de empresas que você não utiliza mais, etc.)
– O que precisa de atenção (documentos que precisam ser respondidos ou organizados com mais cuidado, como notificações, cartas, etc.)
Terminada essa triagem, descarte os itens da pilha de obsolescência, utilizando um triturador de papel ou reciclando de maneira adequada.
Logo após eliminar o desnecessário, chegou a hora de organizar o que ficou. Para isso, crie categorias que façam sentido para o seu dia a dia. A ideia é que, quando você precisar de algum documento, saiba exatamente onde encontrá-lo sem perder tempo. Algumas categorias comuns incluem:
– Contas e Finanças: contas pagas, extratos bancários, documentos fiscais.
– Saúde: recibos de consultas, exames, receitas médicas, comprovantes de plano de saúde.
– Trabalho e Estudos: contratos, certificados, documentos relacionados ao emprego ou cursos.
– Documentos Pessoais: RG, CPF, comprovantes de endereço, certidões.
Uma boa ideia é usar pastas coloridas e etiquetas para identificar cada categoria. Se preferir, você pode investir em arquivos suspensos ou caixas organizadoras, de acordo com o espaço que você tem disponível.
Para garantir que a organização se mantenha a longo prazo, crie um sistema de arquivamento que seja fácil de seguir. Por exemplo, dentro da categoria “Contas e Finanças”, você pode organizar os documentos por data (mensal ou anual) ou por tipo de pagamento (água, luz, telefone, etc.).
Além disso, reserve um tempo, uma vez por mês, para revisar rapidamente seus arquivos. Como resultado, isso evitará o acúmulo de documentos desnecessários e garantirá que o sistema continue eficiente.
Finalmente, agora que você já tem um sistema organizado de papéis, é importante manter esse hábito. Algumas dicas simples podem ajudar a garantir que sua gaveta não vire um caos novamente:
– Revise sua papelada regularmente: dedique 10 minutos por semana para revisar os documentos que chegaram e arquivar os novos.
– Descarte o que não é mais necessário: aproveite para jogar fora ou digitalizar documentos antigos que não têm mais utilidade.
– Tenha um “to-do”: crie uma pasta ou caixa separada para documentos que exigem ação, como contas a pagar, e-mails a responder, ou tarefas a realizar.
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Por fim, organize a papelada e transforme sua gaveta de documentos em um arquivo prático e você ganhará em tempo, espaço e tranquilidade sabendo que está no controle dos seus documentos. Assim sendo, que tal começar hoje mesmo?
